ПАМЯТКА руководителям ликвидируемых организаций по обеспечению сохранности документов по личному составу

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — «Федеральный закон № 125-ФЗ») документы по личному составу подлежат хранению в организациях в течение 75 лет (законченные делопроизводством до 1 января 2003 года) или 50 лет (за¬конченные делопроизводством после 1 января 2003 года) и необходимы для исполнения социально-правовых запросов граждан о трудовом стаже, размере заработной платы и т.д. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в течение 75 лет.
Согласно статье 23 Федерального закона № 125-ФЗ при ликвидации организаций всех форм собственности документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (далее — «Архив»).
Документы по личному составу ликвидированных федеральных организаций, отнесенных к федеральной собственности в соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ, подлежат передаче на хранение в федеральные архивы.
Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных докумен¬тов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих документы.
К документам по личному составу относятся:
приказы по личному составу;
лицевые счета по заработной плате и (или) расчетные ведомости; списки личного состава; тарификационные ведомости;
табели учета рабочего времени (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда);
акты о несчастных случаях на производстве и документы к ним;
книги учета приема, перемещения и увольнения работников;
книги (журналы) учета движения трудовых книжек;
личные дела уволенных работников;
личные карточки (ф.Т-2) уволенных работников;
невостребованные личные документы (трудовые книжки, аттестаты, дипломы и пр.) и другие документы, долговременные сроки хранения которых определены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, зарегистрирован в Минюсте России 08.09.2010, регистрационный № 18380).
Организации, не являющиеся источниками комплектования Архива, также передают на хранение следующие документы постоянного или долговременного срока хранения, используемые для исполнения запросов социально-правового характера:
-учредительные документы (устав, положение, изменения и дополнения к ним, свидетельство о регистрации, постановления, приказы и др.);
-документы о ликвидации организации (решение арбитражного суда, решение собрания акционеров, учредителей, постановления, приказы);
-протоколы собраний акционеров (учредителей);
-штатные расписания (штатные расстановки), дополнения и изменения;
-списки акционеров;
-ведомости начисления дивидендов;
-документы о награждении работников (представление, наградные листы, протоколы вручения наград).
Прием документов от организаций Архивами осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007, рег¬страционный № 9059).
При работе с архивными документами организации руководствуются Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №526, зарегистрирован в Минюсте России 07.09.2015, регистрационный № 3 8830).
В соответствии с действующими нормативными правовыми актами председатель ликвидационной комиссии (конкурсный управляющий) обязан передать архивные документы на хранение в соответствующий Архив. Для этого необходимо обеспечить их сохранность и организовать:
1.Проведение проверки наличия дел и их физического и санитарно-гигиенического состояния, устранение обнаруженных дефектов.
2.Информирование Архива о начале процесса ликвидации организации для проведения обследования состава документов, оказания необходимой методической помощи и решения вопроса о месте дальнейшего хранения документов.
Представителям ликвидируемых организаций на территории г. Барнаула следует обращаться в следующие Архивы:
краевое государственное казенное учреждение «Государственный архив Алтайского края» (КГКУ ГААК) по адресу: ул. Анатолия, 72, г. Барнаул, 656049, тел. 56-63-50, 56-63-54, 56-63-57, e-mail: gaak@ttb.ru (для представителей государственных организа¬ций Алтайского края, а также негосударственных организаций, хранящих документы государственной собственности Алтайского края);
архивный отдел администрации г. Барнаула: ул. Воровского, 115а, г. Барнаул, 656004, тел. 61-44-04, 61-33-57, e-mail: archive@barnaul-adm.ru (для представителей муниципальных и негосударственных организаций).
Контактные адреса и телефоны муниципальных архивов районов, городов можно найти на официальном сайте управления Алтайского края по культуре и архивному делу: http://www.culture22.ru. раздел «Архивное дело».
3.Проведение работ по упорядочению документов (проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел и т.д.), для чего предусмотреть средства на их упорядочение при составлении сметы расходов по ликвидации организации.
Необходимо учесть, что процесс обработки, описания и передачи на хранение документов по личному составу может быть длительным в зависимости от срока существования организации и объема дел. Упорядочение документов может быть проведено силами работников организации или с помощью сторонних специалистов на платной основе, в том числе, специалистов КГКУ ГААК. Перечень и расценки платных услуг, предоставляемых КГКУ ГААК, размещены на его официальном сайте (www.archiv.ab.ru).
4.Составление описей дел по личному составу и научно-справочного аппарата
к ним.
5.Представление описей дел на согласование с экспертно-проверочно-комиссией (ЭПК) КГКУ ГААК или муниципального архива.
6.Передачу по акту приема-передачи архивных документов на хранение в соответствующий Архив (для негосударственных организаций — с заключением договора о передаче документов).
Меры ответственности за нарушение требований архивного законодательства предусмотрены Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (статьи 13.20, 13.25), а также Уголовным кодексом Российской Федерации (статья 325).